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策劃活動(dòng)時(shí)展覽籌備工作如何進(jìn)行?

服務(wù)內容:策劃活動(dòng)時(shí)展覽籌備工作如何進(jìn)行?與經(jīng)濟流通的其他領(lǐng)域一樣,展覽業(yè)也有這樣的規律:好的展覽會(huì )供不應求,是賣(mài)方市場(chǎng);差的展覽會(huì )供過(guò)于求,是買(mǎi)方市場(chǎng)。好的展覽會(huì )展覽工作效率高,展出效益好。這類(lèi)展覽會(huì )一般

服務(wù)詳情:策劃活動(dòng)時(shí)展覽籌備工作如何進(jìn)行?
與經(jīng)濟流通的其他領(lǐng)域一樣,展覽業(yè)也有這樣的規律:好的展覽會(huì )供不應求,是賣(mài)方市場(chǎng);差的展覽會(huì )供過(guò)于求,是買(mǎi)方市場(chǎng)。好的展覽會(huì )展覽工作效率高,展出效益好。這類(lèi)展覽會(huì )一般都是專(zhuān)業(yè)性質(zhì),規模都相當大(就所在專(zhuān)業(yè)/行業(yè)而言),并且有一定的歷史。好的展覽會(huì )是靠專(zhuān)業(yè)技術(shù)、靠嚴格管理、靠長(cháng)期努力造就的。由于展出效益好,參展的需求很旺盛。但是展覽會(huì )的組織者為了保證展出質(zhì)量,會(huì )對展出者和參觀(guān)者進(jìn)行嚴格的控制。首先是對申請參展者進(jìn)行資格審查,有可能需要等待幾年才能參展。

其次,組織者對已參展者進(jìn)行監督檢查,對違反展覽規定者予以處理乃至禁止參展。此外,對參觀(guān)者也進(jìn)行控制,符合條件者方可參觀(guān)展覽。這些措施保證了展覽會(huì )的質(zhì)量和效益。
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鑒于以上情況以及展覽籌備周期長(cháng)的特點(diǎn),在做出展覽選擇之后就應立即著(zhù)手展覽工作。
第一,盡早著(zhù)手做展覽工作。首先是需要盡早提出參展申請。好的展覽會(huì )可能有很多的申請參展者在等候。展覽會(huì )組織者的公開(kāi)原則是按先來(lái)后到排序,并基本按此原則接納新的參展者。因此應盡早報名排隊。但是,排隊等候的實(shí)際情況可能并不十分透明,組織者很可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者。因此,展出者還可以做些公關(guān)工作,爭取優(yōu)先參展。當然也要做好長(cháng)期排隊的準備。就世界最好的展覽會(huì )而言,連續等候數年仍不能參展的現象很普遍。因為展覽會(huì )面積有限,現在參展者大都不愿退出,便只有等待因違反展出規定而被禁止參展者的空缺。對于舉辦單獨展覽會(huì )的展出者而言,也應盡早落實(shí)場(chǎng)地,好的展場(chǎng)都很擁擠,尤其是好的展覽時(shí)間,不提前幾年是租不到場(chǎng)地的。  
第二,做好長(cháng)期工作的打算,制定展覽工作計劃,按部就班地開(kāi)展各項工作。在所有的營(yíng)銷(xiāo)方式中,展覽可能是環(huán)節最多,周期最長(cháng)的一種方式,而且各個(gè)環(huán)節互相連接。所有這些工作不可以(也不可能)等到最后時(shí)刻再做,不可以(也不可能)忽略某些環(huán)節不做。因此要制定周密的長(cháng)期工作計劃安排,經(jīng)費、人員(籌備人員、展出人員)、工作項目(聯(lián)絡(luò )、調研、展品、運輸、設計、施工、宣傳、公關(guān)、膳食行等)、工作日程等等要統籌考慮安排。
總之,展覽項目的合適與否將直接影響展出者能否實(shí)現展出意圖,以及在多大程度上實(shí)現展出意圖,因此應對展覽選擇予以足夠的重視。展覽選擇是一個(gè)調研、決策過(guò)程,即收集研究展覽資料,在此基礎上進(jìn)行分析比較,最終作出選擇。展覽選擇工作可以大致分為:根據綜合展覽資料進(jìn)行研究、選擇,根據具體展覽資料進(jìn)行研究、選擇,通過(guò)直接詢(xún)問(wèn)有關(guān)方面獲取資料進(jìn)行研究、選擇以及通過(guò)實(shí)地考察獲取資料進(jìn)行研究、選擇。這四個(gè)層次的關(guān)系是后者比前者需要更大的投入,所產(chǎn)生的結果也更準確。展出者可以根據自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。無(wú)論如何,展出者應該用科學(xué)的態(tài)度和方法來(lái)完成展覽選擇工作。
 

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